Comment Swenco a créé un processus d'étiquetage plus efficace grâce à l'intégration.

Contexte

Swenco Limited est le principal fabricant et distributeur de composants de chaussures de sécurité en Amérique du Nord. Située en Ontario (Canada), cette entreprise fabrique des produits de haute qualité depuis 1962 et collabore aujourd'hui avec des entreprises et industries du monde entier. Les étiquettes font partie de tous les aspects du processus de fabrication de Swenco, de la production et de l'expédition à l'entreposage et à l'inventaire. L'entreprise propose 3 principaux types d'étiquettes : étiquettes de produits, étiquettes d'expédition et fiches de processus. Les étiquettes de produits comportent des informations sur les produits et des graphiques. Les étiquettes d'expédition comportent diverses informations. Chaque carton comporte un mélange de SKU (unités de gestion des stocks), et les étiquettes d'expédition incluent un reçu détaillé du contenu du carton. Les fiches de processus, essentiellement des étiquettes WIP (travail en cours), sont créées manuellement. Toutes ces étiquettes ont des tailles et formats différents, et sont imprimées sur plusieurs imprimantes dans différents environnements. 

Les défis

Besoin de flexibilité accrue

Avant d'installer NiceLabel, l'étiquetage de Swenco était externalisé. L'entreprise achetait des étiquettes pré-imprimées qu'elle utilisait en cas de besoin. Cependant, ce modèle était problématique du point de vue de la planification. Chaque fois que l'entreprise intégrait une nouvelle marque ou créait de nouveaux produits, elle devait mettre à jour les étiquettes en fonction des nouvelles exigences du client ou du produit. Son modèle d'externalisation manquait de flexibilité pour pouvoir effectuer des modifications rapidement, et générait beaucoup d'étiquettes redondantes. « Nous devions être en mesure de pénétrer de nouveaux marchés et d'ajouter de nouvelles langues beaucoup plus rapidement, sans avoir à acheter des étiquettes pré-imprimées. Nous voulions pouvoir modifier les exigences et le marquage à la volée », explique Matthew Rowlands, directeur général adjoint chez Swenco.

Manque d'intégration = solutions de contournement manuelles

L'étiquetage n'étant pas intégré à l'ERP de Swenco, les employés utilisaient des flux de travail manuels pour produire et imprimer des étiquettes dans l'entrepôt. Par exemple, ils exportaient les informations sur les étiquettes depuis leur ERP vers une feuille Excel, puis imprimaient les étiquettes manuellement. Dans leur usine d'emboutissage d'acier, ils utilisent des fiches de processus à code couleur pour identifier le contenu des bacs, chaque type de tâche se voyant attribuer sa propre couleur. La production de ces fiches était entièrement manuelle, et produire une seule fiche nécessitait 4 à 5 heures de travail manuel.

ERP mis à niveau = amélioration des processus

Swenco a décidé de mettre son ERP à niveau vers la dernière version d'Aptean Made2Manage. Sa dernière mise à niveau datait d'il y a 15 ans, et les progrès technologiques leur permettraient d'obtenir des fonctionnalités beaucoup plus sophistiquées qu'avant. L'entreprise en a donc profité pour intégrer l'étiquetage à son ERP. Cependant, elle n'était pas satisfaite de l'étiquette d'expédition de base disponible dans l'ERP, alors elle a contacté un partenaire NiceLabel de longue date, IPSi (Integrated Productivity Systems), pour l'aider à trouver la meilleure plateforme d'étiquetage à intégrer à son ERP. Comme le dit Rick Schilling, président d'IPSi, trouver la bonne solution pour les besoins d'étiquetage de Swenco était leur objectif principal. « L'étiquetage étant l'un des processus les plus essentiels de Swenco, il était primordial qu'elle trouve une plateforme répondant à ses besoins. »

Une seule plateforme pour tous les besoins d'étiquetage

Swenco s'est adressée à IPSi avec 2 exigences fondamentales : imprimer toutes ses étiquettes à partir d'une seule plateforme, plateforme devant s'intégrer à Made2Manage, et devant être suffisamment flexible pour répondre à toutes ses demandes et s'intégrer à ses différents flux de travail. Selon IPSi, c'est cette exigence de flexibilité qui les a poussés à lui recommander NiceLabel. « Cette plateforme offre des capacités illimitées », déclare Rick. « Lorsque Swenco nous a fait part de ses exigences, j'ai immédiatement dit que nous devions passer par NiceLabel. C'était la seule solution. »

La solution

Grâce à NiceLabel, IPSi a pu unifier toute la production et l'impression d'étiquettes de Swenco sur une seule plateforme. NiceLabel s'est intégré en toute transparence à Made2Manage, fournissant à Swenco une méthode de travail normalisée dans tous les aspects de l'entreprise. « Nous avons créé un système intégré à sa base de données ERP et qui offre un large éventail de fonctionnalités. Il tient compte des utilisateurs dans les différentes parties de l'entreprise : au bureau, dans l'entrepôt et dans la zone de production. L'un des points forts de NiceLabel est qu'il est facile de le déployer pour plusieurs utilisateurs », explique Rick.

L'entreprise utilise désormais une seule et même plateforme d'impression pour 8 tâches différentes. Cela permet non seulement de regrouper toutes les impressions, mais aussi toutes les personnes, sur une seule plateforme. Ainsi, les employés utilisent le même système d'étiquetage, où qu'ils se trouvent. IPSi a également pu créer des écrans d'impression personnalisés correspondant à tous les flux de travail internes de Swenco.

Les écrans d'impression modifient dynamiquement les paramètres de l'imprimante en fonction de l'étiquette sélectionnée, afin que l'utilisateur n'ait pas à veiller à modifier la taille de l'étiquette. « Auparavant, quelqu'un pouvait accidentellement envoyer une demande d'étiquette 4x4 à une imprimante sur laquelle étaient configurées des étiquettes 2x3. En utilisant NiceLabel pour modifier automatiquement les paramètres de l'imprimante, on peut éviter ce type d'erreur », explique Ian Faust, développeur logiciel chez IPSi. Les écrans d'impression sont conçus pour que les employés n'aient à travailler que dans l'environnement d'impression d'étiquettes, ce qui crée un flux de travail d'impression d'étiquettes plus efficace.

Avantages

Baisse des coûts et hausse de l'efficacité

Passer à NiceLabel a permis de réaliser d'importantes économies de coûts de matériaux comme de main-d'œuvre. « Il nous a suffi de voir combien d'argent nous gaspillions. Concevoir nous-mêmes nos étiquettes est nettement moins cher que de les acheter pré-imprimées. Je dirais que nous avons réalisé des économies de 50 % sur ce seul point, sans compter les économies en main-d'œuvre », commente Matt. La possibilité d'imprimer des étiquettes à la demande a également considérablement réduit les délais d'exécution de Swenco. « Il nous faut maintenant 30 secondes pour ajouter une nouvelle étiquette. Passer de la conception à la production ne prend plus que quelques minutes au lieu de plusieurs jours. Et nous n'avons pas à nous soucier de la quantité de commandes ou des ruptures de volume, car maintenant, tout est au même prix », indique Matt.

De processus manuels à une complète automatisation

En intégrant son étiquetage à son ERP, Swenco a pu automatiser presque tous ses processus manuels. « Avec l'aide d'IPSi, nous avons pu intégrer le flux de travail de création des fiches de processus dans le système, supprimant ainsi le processus de réflexion lié à l'impression de ces fiches. Maintenant, elles sortent automatiquement avec un code couleur, et nous sommes passés de 4-5 heures de travail à simplement appuyer sur un bouton », relate Matt. Cette automatisation facilite également le travail des employés en production, qui ont moins de décisions à prendre lors de l'impression des étiquettes. Elle a également donné plus de moyens aux employés.

Permettre aux utilisateurs d'imprimer des étiquettes

« Avant NiceLabel, seul le coordinateur de production pouvait imprimer les étiquettes. Nous devions procéder ainsi car il était important que les employés en production puissent se concentrer sur la production et ne pas perdre de temps avec le développement du système », indique Matt. Avec NiceLabel, cependant, Swenco a pu donner aux employés en production les moyens d'imprimer leurs propres étiquettes. « Maintenant, au lieu d'avoir à contrôler le processus, nous donnons les moyens à nos employés de choisir leurs propres stocks. Nous sommes en mesure de fournir un système qui, nous le savons, fonctionnera sans trop de supervision. Ils ont leur propre ordinateur avec un éditeur, toutes les étiquettes d'expédition sont conçues au même endroit et ils savent comment procéder. »

La flexibilité, un avantage concurrentiel

Une flexibilité accrue représente un autre avantage. « En tant que petit fabricant, ce qui nous a aidés à nous développer, c'est le service client, la flexibilité et la capacité à répondre aux besoins immédiats de nos clients. Ce qui nous permet de rester en activité, c'est bien la flexibilité. Et nous sommes beaucoup plus flexibles qu'avant », déclare Matt. C'est cette même flexibilité qui permet à IPSi de répondre aux exigences de ses clients. « Dans notre secteur, si des problèmes surviennent, nous ne pouvons pas les régler sans des produits comme NiceLabel. Chaque fois que nous installons NiceLabel dans une entreprise, celle-ci gagne en flexibilité et en contrôle en matière d'étiquetage comme jamais auparavant », affirme Rick.

Tournée vers l’avenir

Maintenant que Swenco a mis en place un processus d'étiquetage plus agile et efficace, l'entreprise envisage d'utiliser NiceLabel pour booster son efficacité opérationnelle globale. « Nous allons passer à un système de codes à barres pour notre système d'entrepôt et introduire les codes à barres pour tout notre inventaire. Bien sûr, NiceLabel jouera un rôle important », indique Matt. Swenco espère également étendre son processus d'étiquetage rationalisé aux fournisseurs. L'entreprise dispose désormais d'une plateforme d'étiquetage favorisant sa croissance future. « Tant que nous développerons notre offre de produits, NiceLabel jouera un rôle important. Lorsque nous aurons commencé à fabriquer nous-mêmes, nous devrons créer nos propres étiquettes. Nous travaillons aussi beaucoup avec Amazon, et NiceLabel nous permet de faire des économies car nous pouvons étiqueter correctement selon ses spécifications. » IPSi est satisfaite de voir comment NiceLabel a transformé l'activité de Swenco. « Quand vous systématisez un flux de travail totalement déconnecté et inefficace, cela a un impact considérable. Grâce à NiceLabel, nous mettons nos clients dans une position où ils peuvent mieux contrôler leurs processus essentiels », déclare Rick.